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筹备一场活动需要哪些准备、流程、报批等

2018-03-25 12:50
由 消息 发表

一、与主承办方洽谈场馆租赁合作,立项咨询

   1、主办方立项咨询:了解主办方展会主题、时间、地点、展览面积等基本信息。

   2、场馆实地考场:场馆各项技术参数是否符合办展需求。

 

二、签订场馆租赁协议

   1、确定租赁合同,场地租赁面积、时间、定金支付方式、尾款结算方式等。

2、相关手续的审批、申报。工商、消防、公安、税务等批文办理(看具体活动规模,与

  酒店销售进一步沟通)。主承办单位自主办理,展馆协助。布展前 一个月办妥批文(国

  际展必备)、布展前20天办妥消防、治安手续和其他(如广告、餐饮报批)等批文

 

三、场馆服务支持

   1、展馆服务团队与主承办单位团队沟通落实展会综合服务方案

        展馆运营部:展位位置图,展位主场搭建方案、展品储存,展品报关运输方案、商

                 务方案等。

        展馆后勤部:电力,水、气接驳,空调、网络、电梯、悬挂、清洁等。

        保  洁  部:保洁卫生方案等

        安全保卫部:展会保卫方案 证件审查  

         会议餐饮部:餐饮方案会议方案

         广告事业部:广告方案等。

 

2、场馆会场管理:布展、开展、撤展、结算

       布展前一周与主办方一起召开会前会,确认方案,细化方案内容,检查工作准备情况,

 做好服务。开展、撤展期详细周密安排工作内容,按照之前确认的方案,各模块按部就班做好服务工作。会同主   办单位、安保部进行消防巡查、现场巡查、展区用电安全巡查,管理现场人流、物流、车流维护秩序处理各类突   发事件。根据撤场方案,注意现场安全撤场情况,清理干净现场与场地宴会销售部联系,领取出门条,3-5工作日退还布展押金。最后与客户清算尾款。

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